Let people know that Zoios will be trialed, or rolled out, in your organization and include why you are doing this, what it will mean for them and what you need from them.
If you are a small startup, a team or a very flexible organization, you can just go ahead and tell everyone at once on an all-hands meeting with all employees, but alternatively a lot of our clients have had success with divide communication into:
Executives
Managers
Employees
Below are our best practises for how to introduce and communicate Zoios to each of these stakeholders.
Introduce to executive leadership
Executive leadership needs to be made aware and have buy-in for this process. They have been involved in the decision making process. This means that they are aware of this change and what it generally means.
Make it clear that it's been decided, even if the disagree, and now we need them and everyone else to commit to this plan to make it a success.
Introduce to managers
Here are the questions managers will ask themselves that you should proactively address when introducing Zoios to them.
Reason: Why are we doing this? (Is this an attempt to measure me?)
Practical: How does this practically work? (What will I be able to see?)
Expectations: What are you expecting of me? (Are we setting goals?)
Benefit: How does this make my life as a busy manager easier? (Aren't you just adding another thing I have to do?)
Support: Will I get any support? (Or do I just have to figure it out alone?)
Consider addressing those questions and concerns to get manager buy-in.
Introduce and present for employees
Here are the questions managers will ask themselves that you should proactively address when introducing Zoios to them.
Reason: Is this the same old annual survey shit? (Is this surveillance?)
Practical: How does this practically work?
Anonymity: How are results anonymized? (Can I really trust this?)
Expectations: What are you expecting of me? (Do I just need to answer?)
Strain notifications (optional): How do strain alerts work?
Replies to comments (optional): How can you reply to anonymous comments?
Benefit: In return for my feedback, what can I expect of your? (Will we use it for anything meaningful this time?)
Internal message example in Danish
Internal message example in Danish
Here is an example of an message (in Danish) that you can send to employees either over Email, Teams, Slack or your intranet:
"Kære alle
Vi er glade for at kunne annoncere, at vi nu tager et nyt værktøj i brug for at styrke trivslen her hos [Virksomhedsnavn]. Platformen hedder Zoios.
Hvad er Zoios? Zoios er en platform, der kombinerer psykologisk videnskab og data for at hjælpe os med at forstå, hvordan vi har det som organisation. I stedet for kun at måle trivsel én gang om året, giver Zoios os mulighed for at følge udviklingen løbende.
Hvorfor netop disse spørgsmål? Spørgsmålene, I vil møde, er ikke grebet ud af den blå luft. De er videnskabeligt validerede og baseret på anerkendt forskning inden for organisationspsykologi. Det sikrer, at vi ikke bare spørger for at spørge, men at vi rent faktisk måler på de faktorer, der har størst betydning for trivsel, effektivitet og arbejdsglæde. Jeres svar giver os derfor et retvisende billede at handle ud fra.
Hvorfor gør vi det? Vi ønsker at sikre, at [Virksomhedsnavn] er et sted, hvor man trives, udvikler sig og har det godt. Ved at måle hyppigere – men kortere – kan vi meget hurtigere reagere på tendenser (både gode og dårlige) og skabe dialog om arbejdsbyrde, samarbejde og trivsel, mens det er aktuelt.
Hvordan foregår det? Du vil modtage en invitation på mail.
Det tager typisk kun et par minutter at svare
Du kan svare via både computer eller mobil
Vi sender målingen ud
[f.eks. hver måned eller kvartal]
100% Anonymitet og Tryghed Det er afgørende for os at understrege, at dine svar er anonyme. Zoios er designet således, at ledelsen ikke kan se, hvem der har svaret hvad. For at sikre dette, gælder følgende regler i systemet:
Ingen små grupper: Vi kan aldrig se resultater eller data for grupper, der er mindre end
[antal, f.eks. 4]personer. Er gruppen mindre, anonymiseres data helt automatisk af systemet.Svar på kommentarer: I har mulighed for at skrive fritekst-kommentarer. En leder kan svare på disse kommentarer inde i systemet (f.eks. for at sige tak for inputtet eller spørge ind). I den dialog agerer systemet mellemmand. Ingen i organisationen kan se, hvem der har skrevet en kommentar eller svar selvom I har en dialog.
Stress-notifikationer: Systemet er bygget til at passe på os. Det betyder, at du som medarbejder kan få en automatiske notifikation, hvis dit stress-niveauet ligger på et problematisk niveau. Derfra kan du selv vælge om du vil give samtykke til at en anden internt får besked - det er op til dig. Men vi vil anbefale dig til at handle på den her alarm og få igangsat en dialog.
Hvornår starter vi? Vi sender den første måling ud [Dato, f.eks. mandag d. 26. januar].
Vi håber, I vil tage godt imod tiltaget. Jeres feedback er uvurderlig for, at vi kan skabe den bedst mulige arbejdsplads sammen. Det vil være enormt værdsat hvis i tilmed svarer, så godt i kan, på de kvalitative spørgsmål i måtte få af systemet.
Har I spørgsmål, er I velkomne til at tage fat i [Kontaktperson/HR].
De bedste hilsner, [Dit Navn / Ledelsen]"
You need to address those.
Here is a full presentation for internal purposes in Danish. Below are links to download the presentation as a PowerPoint or PDF file.
Here is a shorter default presentation to solve that. Below are links to download the presentation as a PowerPoint or PDF file.